OpenAI startet ChatGPT Space für gemeinsame Dokumente und Dateien

OpenAI führt mit ChatGPT Space einen gemeinsamen Arbeitsbereich für Dokumente, Dateien und mit KI erstellte Inhalte ein. Die Funktion soll Arbeit aus einzelnen Chats in einer übersichtlichen Struktur zusammenführen. Teams können dieselben Inhalte bearbeiten und dabei jeweils ihr eigenes ChatGPT einsetzen.

Space steht für ChatGPT Pro, Business und Enterprise bereit. OpenAI weist jedoch darauf hin, dass neue Funktionen schrittweise freigeschaltet werden und daher nicht sofort für alle Konten verfügbar sind.

Wie Kris Holt für Engadget berichtet, stellt OpenAI Space auf seiner DevDay-Veranstaltung als Arbeitsbereich für Teams vor. Dort sollen Beschäftigte, ChatGPT und die neuen Dots-Agenten auf gemeinsame Informationen zugreifen können. Das OpenAI Help Center erklärt, dass Space für berechtigte Konten die bisherige Library ersetzt. Die bestehenden Projects bleiben davon getrennt.

Arbeitsbereiche, Seiten und Rechte

Ein Space bündelt Inhalte zu einem Thema oder für ein Team. Er kann Ordner, Dateien und bearbeitbare Seiten enthalten. Seiten lassen sich weiter untergliedern. So kann eine Übersichtsseite für ein Vorhaben Unterseiten für Besprechungsnotizen, Statusberichte oder Recherchematerial enthalten.

Nutzer können eine Seite aus einem Chat erzeugen, direkt in Space schreiben oder mit einer Vorlage beginnen. ChatGPT kann Inhalte auf Wunsch erstellen, kürzen, umstrukturieren oder ergänzen. Laut OpenAI lassen sich auch Diagramme, Tracker und interaktive Werkzeuge in Seiten einfügen.

Seiten lassen sich im Web und in der Desktop-App erstellen und bearbeiten. Auf Mobilgeräten können Nutzer Seiten lesen, suchen, teilen und zwischen Seiten wechseln, aber nicht bearbeiten.

Space und Projects haben dabei unterschiedliche Aufgaben. Projects organisieren weiterhin Chats, Dateien und Anweisungen für ein Projekt. Space dient vor allem als strukturierter Ort für Dokumente und geteilte Inhalte.

Freigaben sind für einzelne Seiten oder für einen gesamten Space möglich. Personen mit Bearbeitungsrecht können gleichzeitig an einer Seite arbeiten. Zugriffsrechte können auch über eine übergeordnete Seite oder den Space selbst vergeben werden. Unterseiten übernehmen die Rechte ihrer übergeordneten Seite.

Das kann Folgen haben, wenn Inhalte verschoben werden. Eine Seite kann durch einen neuen Ablageort andere Zugriffsrechte erhalten. OpenAI weist außerdem darauf hin, dass das Entfernen einer direkten Einladung nicht genügt, wenn eine Person weiterhin über eine übergeordnete Seite oder einen Space Zugriff erhält. Wird eine Hauptseite gelöscht, wandern auch ihre Unterseiten in den Papierkorb, selbst wenn diese anderen Personen gehören.

Dateifreigaben und Datenschutz prüfen

Für Dateien gelten je nach Ablage unterschiedliche Regeln. Dateien, die direkt in eine Seite hochgeladen werden, übernehmen deren Berechtigungen. Wer die Seite öffnen darf, kann auch auf diese Dateien zugreifen.

Verlinkte Dateien behalten dagegen die Rechte ihres ursprünglichen Speicherorts. Das Teilen einer Seite gibt Lesern nicht automatisch Zugriff auf eine verknüpfte Datei, weder in Space noch in einem verbundenen Dienst. Werden Informationen aus einer geschützten Quelle jedoch in eine geteilte Seite kopiert oder von ChatGPT zusammengefasst, können alle Personen mit Seitenzugriff diese Informationen lesen.

OpenAI empfiehlt daher, Namen, Daten, Berechnungen, Quellen und Berechtigungen vor einer Freigabe zu kontrollieren. Auch die Einstellungen für Memory und das Training spielen eine Rolle. Ist Memory aktiviert, kann ChatGPT persönliche Informationen beim Schreiben verwenden. Sobald diese Angaben auf einer geteilten Seite stehen, sind sie für alle Leser sichtbar.

Für die Nutzung geteilter Inhalte gelten die individuellen Einstellungen der jeweiligen Mitarbeitenden. OpenAI zufolge können Beiträge über die Interaktion eines Kollegen für das Training genutzt werden, wenn dessen Einstellung dies erlaubt. Das kann auch dann gelten, wenn der ursprüngliche Verfasser das Training deaktiviert hat. Daten aus ChatGPT Business und Enterprise verwendet OpenAI standardmäßig nicht zum Training.

In verwalteten Business- und Enterprise-Arbeitsbereichen bestimmen die Freigaberegeln der Organisation, welche Optionen verfügbar sind. Bei Enterprise kann es nötig sein, dass Administratoren die Zusammenarbeit zunächst aktivieren.

Quellen

• Getting started with Space in ChatGPT – OpenAI Help Center
• OpenAI announces ChatGPT Space, a collaborative workspace for users and ChatGPT and Dots, available on Pro, Business and Enterprise plans – Engadget